新年度、たくさんの書類が家に持ち込まれる時期ですね。
出張片づけサポートのお客様のお悩みでも、毎回必ずといっていいほど出てくるお悩みが「書類」。
気がつけば、ダイニングテーブルの上には今にも雪崩がおきそうな書類の山…なんて経験がある方も多いのではないでしょうか？そういう私もそんな経験をもつ1人です（笑）
そうならないための書類整理のコツについて今回はお伝えしたいと思います。
どうして書類っていつも散らかるの？
書類が散らかる大きな原因は主に３つ。
- 書類の定位置や収納方法が決まっていないこと、または合っていないこと。
- 手放す基準が決まっていないこと
- 家に入ってきてからの流れが決まっていないこと
よし！片づけるぞ！と気合いを入れて片づけ始めたものの、「いる」「いらない」で進めるとどうしても行き詰ってしまいます。どうしていいかわからない書類がいっぱい…。
そんなときにまず意識していただきたいことは
「分ける」ということ。
例えば、普段よく見る書類や出入りが頻繁な書類と、たまにしか見ないけど保管が必要な書類を分ける。それだけでも管理労力がずいぶん節約できます。
見ないけど保管が必要な書類は一度きちんとカテゴリ別に分類してしまえば、普段はよく見る書類の管理を主にすればいいので、ラクになります。
それぞれの整理のポイント
【よく見る書類、出入りがある書類】
入れ替わりが頻繁なので、出し入れしやすい場所や収納方法がおススメです。
出入りが多いので、一番散らかりやすいのがこちらの書類。
ワンアクションで家族みんなが片づけやすい収納場所だといいですね。
その際に分けるときのポイントは大分類→小分類にすると探しやすくなります。
例えば、わが家の場合、ダイニングテーブルのすぐ横で利用しているのが
ＩＫＥＡのKVISSLE（クヴィッスレ）という新聞ラック。
「要処理」「長女」「長男」「次男」「その他」という５つの大分類に分けています。
その中にクリアフォルダで小分類に分けています。
「要処理」…小分類には分けず、ここに書類が残っていない状態を目指します。
学校からの出欠表や更新手続きが必要な書類、申請が必要な書類など。学校からの書類は子どもたち自身でもとりあえずここに入れてもらい、あとから私が処理していくというスタイル。
「長女」…高校生なので、親が管理する書類も少なく、小分類は少なめで「学校」と「塾」
「長男」…福祉サービスを受けているので、親が管理する書類が多めで「学校」「福祉サービス」「領収書」「申請書類」「契約書類」
「次男」…まだ小学生なので親が関わることも多く小分類も多めで「学校」「習い事」「ＰＴＡ関係」「イベントチラシ」
「その他」は主に２階に持ってあがる書類です。ここも基本残っていない状態を目指します。「仕事関係」「保管書類」など。
時間がないときはとりあえず大分類のラックに入れておけば、たくさんの書類から探しまくることもなくラクです。
【保管する書類、出入りが少ない書類】
出し入れは頻繁ではないので、見やすさ探しやすさ重視。
一度きちんと整理してしまえば、すぐに大きく乱れることは少ないですが、定期的な見直しを心がけましょう。
これらの書類にも、たまに見返す、確認する、入れ替えるものは、個別フォルダにカテゴリごとに分けてファイルボックスにまとめたり
インデックスつきクリアファイルにまとめたりしてすぐに確認できるようにしておきましょう。
見返すことはないけれど、保管期限が義務付けられている書類などはバンカーズボックスなどにまとめて入れておき、保管期限をラベリングしておきましょう。
「保管する基準」「手放す基準」を決める
書類はこちらの意向にかかわらず、お構いなしにどんどん家に入ってきます。
収納場所や収納方法を決めることも大切ですが、その時に「保管する基準」「手放す基準」が決まっていると迷う時間と手間が節約できておススメです。
それらの基準はご家庭によってさまざまですので、目的を考えてご自分たちに合ったルールを決めてみてください。
例えば、わが家の場合は
・公共料金の領収書はとっておく？
→確定申告のときに確認が必要なのでその年の分だけ保管。確定申告が終わった分は処分
・各種利用明細
→WEB明細に変更
・取扱説明書はWEBでも見ることができるけど、紙でとっておく？
→こちらは付属品とともにとっておきたいアナログ派。収納スペースを作って紙で保管
チラシ類は？
→宅配系のものはほぼ利用しないし、利用することがあったとしてもＷＥＢ注文も可能なので破棄。イベント系は興味のあるものはスマホで写真を撮って、破棄。などチラシは基本残さない…等々。
いつもどうするか迷う書類は、一度どうしたいのか？を考えてルールを決めておくことをおススメします。
家に入ってきてからの流れを決める
例えば、家に入ってくる頻度が高いもののひとつに、郵便受けに入るチラシや郵便物などがあります。
家に入ってからの動線上にいらないチラシを捨てられるごみ箱や必要な郵便物を分けて放り込める定位置があるといいですね。
でも、仕事を終えて、大きな買い物袋を抱えた状態で郵便ポストをのぞいて、そのまま郵便物やチラシを家に持ち込む…というケースも多いのではないでしょうか？
その状態だと、重い買い物袋や早く取りかからないといけない夕飯の準備に気を取られて、郵便物やチラシが無意識にダイニングテーブルに放置されてしまう、なんてこともありがちです。
そんなときは、どのタイミングで分けて片づけるか？ということをあらかじめスケジュール化しておくといいですね。
「片づけ」はモノだけの問題ではないので、時間も一緒に整理することでスムーズにいくことも多いです。紙類は溜めると、整理がとても大変ですが、１～２日ごとにこまめに整理すれば、ものの数分で終わります。
「コーヒータイムの前に」など自分のパターンを決めておくのもおススメです。
まとめ
いかがでしたか？
お客様のお宅でも家中の書類整理をすると、４～５時間程度かかることが多い大変な作業ではありますが、一度整理してしまえば、その後の時間と労力の無駄が大きく節約できます。
気候がいいこの季節は片づけにおススメの時期。今年のＧＷは１０連休という方も多いのではないでしょうか？
そんな方は書類整理のための時間を作ってみるのもいいかもしれませんね。
梅野優子（すっきり工房 代表）お片づけの専門家
福岡市在住、小中高3人の母。
ライフオーガナイザー®、メンタルオーガナイザー®、オフィスオーガナイザー®。
自営の夫のサポートをしながら、家族との時間も大切にしながら、出張片づけサポート作業、片づけ講座等、福岡市近郊でマイペースに活動中。
ライフオーガナイズを通じて、「ラクに自分らしく」暮らせるお手伝いをしていきたいと思っています。
